Tips voor het organiseren van een vrijgezellenfeest

WRKSHOP is dé specialist in Eindhoven op het gebied van het verzorgen van vrijgezellenfeesten. Met een aanbod van ruim 50 verschillende activiteiten voor zowel mannen vrijgezellenfeesten als vrouwen vrijgezellenfeesten, zijn we veruit de grootste in de regio Eindhoven op dit gebied. Met enorm veel plezier organiseren wij ieder jaar honderden hele uiteenlopende vrijgezellenfeesten. We hebben zodoende ook vaak contact met de organisatoren van het vrijgezellenfeest en we krijgen vaak dezelfde vragen. Daarom hebben we voor jullie onze tips gebundeld in een lijst. Start je met de organisatie van de vrijgezellendag van jouw broer, zus of goede vriend/in en heb je geen idee waar je moet beginnen dan hopen we dat deze tips je uitkomst bieden.

1. Organisatie
Jij bent door de vrijgezel aangewezen als organisator van het vrijgezellenfeest, een hele eer maar ook een grote taak. Om de verantwoordelijkheid en de voorpret te kunnen delen, raden wij je aan om nog 1 persoon uit te kiezen om je te helpen. Samen is het toch makkelijker beslissingen nemen, kun je taken verdelen en het is ook gewoon leuker om het samen te doen. Dus met 2 of maximaal 3 personen. Als er teveel mensen bij de organisatie betrokken zijn, maakt het de organisatie weer lastiger.

2. Deelnemers
Het tweede punt is het in kaart brengen van de deelnemers. Normaal gesproken bepaalt de vrijgezel wie hij of zij wil uitnodigen voor het vrijgezellenfeest. Informeer dus bij de vrijgezel of hij/zij een lijst kan aanleveren met de deelnemers en ook hun telefoonnummer en emailadres. Vraag dan ook gelijk aan de vrijgezel of er dingen zijn die absoluut niet gewenst zijn voor het vrijgezellenfeest. Het is natuurlijk de bedoeling om de vrijgezel te verrassen dus hij/zijn mag niet teveel controle hebben over de invulling van de dag maar er kan wel aangegeven worden wat de grens is (bijvoorbeeld een stripper).

3. Datum
Een heel belangrijk (en vaak ook lastig) punt is het vinden van een datum waarop zoveel mogelijk, en natuurlijk het liefst alle, deelnemers kunnen. Begin daarom op tijd met het versturen van een datumprikker. Het is heel handig om hierbij gebruik te maken van een tool zoals datumprikker . Hierin kun je even kort uitleggen wat de bedoeling is en verschillende data selecteren. Dit verstuur je naar alle mogelijke deelnemers en zij kunnen aangeven wanneer ze wel en niet kunnen. Als iedereen heeft gereageerd kun je eenvoudig zien op welke datum de meeste mensen kunnen en dat wordt dan dé datum van het vrijgezellenfeest.

4. Budget
Nu jullie een datum hebben is het leuk om te kijken wat jullie allemaal willen doen tijdens het vrijgezellenfeest. Belangrijk hierbij is om te weten wat het budget is. Dit wisselt enorm per groep. Wij maken groepen mee met een budget variërend van € 50,- p.p. tot € 250,- p.p. Het te besteden budget kan ook binnen de groep heel wisselend zijn, je kan niet bij een ander in de portemonnee kijken dus zorg dat hierover geen scheve gezichten ontstaan. Eventueel is het ook mogelijk om het vrijgezellenfeest op te delen in een middag en avondgedeelte zodat iemand met een wat kleiner budget toch kan aanhaken voor een dagdeel.

4. Activiteiten zoeken
Een erg leuk onderdeel van de organisatie van het vrijgezellenfeest: het zoeken van leuke activiteiten. Er is zo veel keuze! Kijk bij het kiezen van de activiteiten naar de interesses van de vrijgezel. Is het een actief persoon? Kies dan voor een citygame of outdoor activiteit. Is het een creatief persoon? Kies dan voor een leuke creatieve workshop. Houdt de vrijgezel van lekker eten? Dan is een kookworkshop of bierproeverij een goed idee. Natuurlijk zijn er ook typische vrijgezellen activiteiten met een pikant randje. Mocht je benieuwd zijn naar de mogelijkheden, bekijk dan: overzicht vrijgezellen activiteiten. Hebben jullie een kleiner budget hebben dan kun je er natuurlijk ook voor kiezen om zelf dingen te organiseren, is wel zo persoonlijk! Denk daarbij bijvoorbeeld aan een quiz over de vrijgezel, een lunch/high tea of picknick of vrijgezellenopdrachten(als je even op internet zoekt, vind je er veel!).

5. Overval
Als de daginvulling grofweg bekend is dan is het ook goed om na te denken over hoe je de vrijgezel wil overvallen op de dag zelf. Op het werk of thuis? Het is vaak slim om een complot te bedenken zodat de vrijgezel sowieso de hele dag vrij heeft. Denk daarbij aan een saunadag met een vriendin, iets regelen met de baas zodat hij de hele dag vrij heeft of betrek de aanstaande in het complot. Mochten ze kinderen hebben, denk er dan ook over na of er een oppas is.

6. Outfit
Vaak wordt de vrijgezel gehuld in een vrijgezellenoutfit. Ook wat dit betreft hebben we al veel varianten voorbij zien komen! Van heel gek tot schattig tot ordinair. Bedenk hierbij waar de vrijgezel zich comfortabel bij voelt. Vaak kiezen groepen er ook voor om samen iets te dragen, ze laten bijvoorbeeld t-shirts drukken, dragen hawaii kettingen, stemmen een kleur op elkaar af, hebben allemaal een petje. Heel leuk en handig voor de herkenning van de groep.

7. Vervoer
Het vrijgezellenfeest vindt vaak plaats op meerdere locaties en de deelnemers komen vaak ook uit verschillende plekken van het land. Daarom is het goed om na te denken over hoe jullie het regelen met vervoer. Zijn de locaties goed bereikbaar met het openbaar vervoer of is het noodzakelijk om met de auto te gaan? Wie willen er rijden of kiezen jullie ervoor om met een taxi (of zelfs limousine!) gebracht te worden.

8. Betaling
Vaak moet je bij activiteiten vooruit betalen of op de dag zelf cash afrekenen. Het is daarom handig om alle deelnemers vooraf het bedrag over te laten maken. Je kan dan alle betalingen die vooraf gedaan moeten worden voldoen en het overige budget in envelopjes opdelen zodat het op de dag zelf soepel verloopt met de betalingen. Je maakt dan bijvoorbeeld een envelopje ‘activiteit’, ‘diner’, ‘stappen’ etc. Zo is het allemaal vooraf geregeld en heb je geen regelstress meer op de dag zelf.

9. Uitnodiging
Vlak voor de dag, stuur je alle deelnemers een mail met alle informatie over de dag. Hoe laat en waar moeten ze aanwezig zijn, je kan eventueel de planning al delen, aangeven wat de dresscode is en of ze nog iets speciaals moeten meenemen, betalingsgegevens doorgeven etc. Ook is het handig om een groepsapp aan te maken met alle deelnemers zodat jullie makkelijk met elkaar kunnen communiceren en het is later ook handig om daar foto’s in te delen.

10. Geniet ervan!
Nu alles goed geregeld is, zorg er dan ook voor dat je zelf ook lekker kan meedoen en kan genieten van de gezellige dag. Met een goede voorbereiding zorg je ervoor dat de dag zonder stress kan verlopen.

Hopelijk helpen deze tips je bij de organisatie van het vrijgezellenfeest. Wij wensen je heel veel succes en heel veel plezier en wellicht mogen we jullie verwelkomen bij WRKSHOP om er een gezellige dag van te maken!